ميثاق المشروع Project Charter

يجب أن يتم توثيق أي مشروع سواء كان كبيراً أو صغيراً قبل البدء في تنفيذه. ويبدأ ميثاق المشروع مع طلب الجهة / الشركة لتنفيذ المشروع .

ألوثيقة تتضمن الآتي:

     - وصف المشروع.

     - مبررات تنفيذ المشروع.

     - إجماع أصحاب المصلحة على تنفيذ المشروع.

     - التكلفة التقديرية والجدول الزمني للمشروع.

     - أية بيانات أخرى ذات علاقة بتنفيذ المشروع.

إن الغرض من توثيق المشروع هو بيان أتفاق أصحاب المصلحة بأهمية وأهداف ونتائج تنفيذ المشروع.

وميثاق المشروع هو أحد المتطلبات الأساسية التي يجب اتمامها قبل بدء المرحلة الأولي من مراحل تنفيذ أي مشروع ألا وهي مرحلة التطوير ويتم تحديث ميثاق المشروع كلما انتقلنا من مرحلة إلى أخرى خلال دورة حياة المشروع.

 ويجب أن يتم استكمال ميثاق المشروع والموافقة عليه قبل بداية العام المالي الذي من المخطط أن يبدأ فيه المشروع. وتحدد ميثاق المشروع اسم المشروع وموقعه. كذلك يقوم الميثاق بتوضيح ما يلي :

مجال المشروع:

- الغرض من المشروع أو المشكلة التي سوف يقوم المشروع بحلها .

- وصف تفصيلي للمشروع .

- المشروعات ذات العلاقات المرتبطة مع المشروع .

- توضيح إذا كان المشروع سوف يقوم بإحلال أو التخلص من أصل من الأصول.

عناصر وثيقة ميثاق المشروع :

1-   جدوى القيام بالمشروع والمعلومات أساسية :

- خلفية المشروع.

- الدراسات التي توضح دواعي القيام بالمشروع.

- المعايير المبررة المستندة على بيانات برامج التطوير الاستثماري.

- المزايا أو الخدمات التي يجب أن يوفرها المشروع.

- الكيفية التي سوف يشارك بها المشروع في رفع المستوى العام للخدمات.

- التداعيات والنتائج المحتملة في حالة عدم تنفيذ المشروع.

- البدائل التي يمكن أن تحقق الهدف من المشروع.

2 -  الجدول الزمني الخاص بالمشروع

- تاريخ البدء والذي يبدأ مع إعداد طلب المعلومات حتى تاريخ انتهاء المشروع. ومن الممكن خلال تلك المرحلة الاكتفاء بجدول زمني حتى المستوى الثاني من هيكل تجزئة العمل والذي يوضح إعداد مستندات العطاء ، فترة العطاء ، مدة مراجعة العطاء والترسية ، مدة تنفيذ المشروع ، وتاريخ الانتهاء من المشروع.

- أما بالنسبة للمشروعات الكبرى أو الأكثر تعقيداً، فيجب أن يتم إعداد جدول تفصيلي لكل مرحلة من العمل.

- تاريخ الانتهاء من المشروع )شهر/ سنة( حسب متطلبات الجهة المالكة للمشروع أو المعنية بتشغيله.

3 - الموارد :

- تقدير أولي لعدد ساعات العمل التي من المتوقع الالتزام بها من قبل كل قسم مساهم في بتنفيذ كل مرحلة من مراحل المشروع.

- ويتم وضع تقدير عام لعدد ساعات العمل وقائمة بالوظائف المطلوبة من الجهة المنفذة من أجل تنفيذ هذا المشروع.

- يتم اقتراح اسم مدير المشروع.

4 -  ميزانية المشروع

- الميزانية المقدرة لكل مرحلة من مراحل المشروع بما في ذلك العاملين بالمشروع والموارد الخارجية اللازمة للتنفيذ مدعماً بالمستندات .

التوافق المطلوب

- التوافق البيئي والمراقبة .

- التعاقد العام .

- التصاريح، إخطار الهيئات المعنية التي قد تتأثر بتنفيذ الأعمال مثل هيئة الآثار، وأي هيئات معنية.

5 - خطة تخفيف المخاطر

- تحديد المخاطر التي تواجه المشروع والخطوات التي سيتم اتخاذها من اجل تجنب تلك المخاطر أو التخفيف من تأثيرها على المشروع.

- تتضمن تلك المخاطر المخاطر التي قد تؤثر علي سير العمل و التأثيرات التي قد تؤدي إلي تغيير في مجال الأعمال أو زيادة التكلفة أو التأخير في تنفيذ الأعمال أو التأثير علي جودة التنفيذ أو أي نواحي مخاطرة أخري.

6 -  ملاحظات

- أي ملاحظات أو متطلبات خاصة بالمشروع

- أي معلومات متوفرة عن تعديلات سابقة للميثاق

المرفقات ) يتم توفيرها من قسم التخطيط )

- متطلبات التصريف، متطلبات جودة المياه، متطلبات المساحة، الخ....

- متطلبات التصاريح

- النموذج الخاص بتصنيف المشروع

- ميزانية تقديرية احتياطية

- دراسات وتقارير سابقة

- المستندات الخاصة بإدارة الأصول