المكتب الفني للمشروع - PMO

المكتب الفني  للمشروع

PMO - Project Management Office

جرت العادة على أن PMO في العمليات والمشروعات ما هي ألا مجرد آداه لأعمال الحصر والقياس وأعداد المستخلص الشهري للعميل وكذلك مقاولي الباطن ولكن في الواقع أن هذا المفهوم غير كامل وذلك لأن PMO يعتبر الأداة المحركة لأي مشروع ولابد أن يحمل على عاتقة الجزء الأكبر من المسؤولية والمجهود لإنجاح المشروع , وأعمال الحصر والقياس ما هي إلا نشاط من أنشطة أخرى كثيرة لابد أن يعتبر نفسه مسئولا عنها خلال مراحل المشروع المختلفة وفيما يلي شرح مختصر لدور PMO في المراحل المختلفة للمشروع .

- دور PMO في مرحلة دراسة العطاء وشروط التعاقد .

- دور PMO في مرحلة التخطيط لبدء التنفيذ .

- دور PMO في مرحلة التنفيذ .

- دور PMO في مرحلة التسليم وأعداد الحساب الختامي .

دور PMO في مرحلة دراسة العطاء وشروط التعاقد :

وتبدأ هذه المرحلة من لحظة تسليم مستندات العطاء لجهة الدارسة حتى أتمام التعاقد وهي عبارة عن عمل خطة كاملة للمشروع المطلوب تنفيذه ورقياً ويقوم بالعمل في هذه المرحلة غالباً الإدارات المتخصصة في دراسة العطاءات بالاشتراك مع مهندسي PMO المرشحين للعمل في هذه المشروعات ، وكذلك مهندسين PMO اللذين سبق لهم العمل في مشروعات مماثلة للاستفادة بخبراتهم السابقة في هذا المجال.

لذا نجد أن مهندس PMO لابد أن يكون ملما بالأعمال الآتية:

- مراجعة مستندات العطاء والتأكد من مدى كفايتها لعمل دراسة وافية للعطاء

- إعلام الجهات المختصة بالشركة في حالة وجود بعض العطاءات الخارجة عن سياسة الشركة.

- عمل برنامج مبدئي للأعمال اللازمة في فترة دراسة العطاء ومتابعته باستخدام النماذج الخاصة بذلك وعمل أجندة يومية لتسجيل كافة الأعمال المطلوبة من تعليمات الاستشاري و التصاريح والتأشيرات وتقارير يطلبها الاستشاري.

- إعلام الجهات المختصة بالشركة في حالة عدم كفاية الوقت المحدد لدراسة العطاء.

- التأكد من صحة الكميات المذكورة في قائمة الأعمال وعمل حصر مبدئي للبنود التي لم يرد لها كميات.

- عمل قائمة بالاستفسارات اللازمة والتي يمكن الإجابة عليها من خلال زيارة الموقع.

- زيارة الموقع واستخدام نموذج تقرير زيارة الموقع المستخدم بالشركة لتدوين كافة المعلومات الخاصة بطبيعة الموقع وجغرافيته والظروف المختلفة للبيئة المحيطة به ومحاولة الإجابة على قائمة الاستفسارات أن أمكن .

- الرجوع في إجابة باقي بنود قائمة الاستفسارات إلى الاستشاري أو الجهات الأخرى المختصة بذلك.

- دراسة طريقة التنفيذ والبدائل المختلفة لكل بند مع مراعاة كافة الاعتبارات واختيار الطريقة المثلي.

- تحليل كافة البنود من بنود الأعمال إلى مكوناتها الأساسية من خامات وعمالة ومعدات ومقاولي باطن.

- عمل قائمة باحتياجات المشروع من العناصر السابقة.

- دراسة أسعار العناصر المختلفة وطريقة الحصول عليها.

- تحديد الأعمال التي ستنفذ عن طريق مقاولين الباطن مختارين أو معينين .

- الحصول على عروض أسعار لمقاولي الباطن والموردين وعمل المفاضلة لاختيار الأمثل.

- أعداد البرنامج الزمني للمشروع باستخدام الأسلوب الفني المناسب لتحديد اللازم لانجاز الأعمال واستخدام النموذج المخصص لذلك

- تسكين الاحتياجات المختلفة للمشروع على البرنامج الزمني المعد والتأكد من أمكانية الحصول عليها في المواعيد المحددة.

- الرجوع إلى تقرير زيارة الموقع وعمل دراسة دقيقة لكافة الأعمال المؤقتة المطلوبة وتكلفتها.

- دراسة المصاريف الإدارية المباشرة والغير مباشرة للمشروع.

- عمل برنامج مالي (Budget & cash flow) للمشروع.

- دراسة مصادر التمويل المختلفة للمشروع.

- الدراسة الدقيقة لشروط التعاقد ووضع قائمة بالاستفسارات اللازمة وإضافة الشروط الخاصة في حالة السماح للمقاول بذلك.

- حضور الاجتماعات ما قبل العطاء (Pre-bid meeting) وطرح الأسئلة والاستفسارات المطلوبة على كل من الاستشاري والمالك.

- عمل تقرير شامل عن دراسة المشروع وعرضه على الجهات المختصة بالشركة.

- حفظ المعلومات الخاصة بدراسة العطاء للاستفادة منها مستقبلا في حالة دراسة عطاءات مماثلة.

دور PMO في مرحلة التخطيط والإعداد لبدء التنفيذ :

بعد رسو العطاء تبدأ المرحلة الثانية في حياة المشروع وهي عبارة عن الخروج به من حيز الدراسات إلى حيز التنفيذ ولكن لابد أن يسبق التنفيذ خطة شاملة للمشروع يمكن تلخيصها في الآتي :

- في حالة اشتراك مهندس PMO في دراسة العطاء فإنه يكون فرد من فريق عمل من مهندسين إدارة العطاءات لذا تكون المستندات الخاصة بالدراسة غالبا في هذه الإدارة التي تقوم بتسليمها إلى إدارة الفرع التابع له المشروع هذه بالإضافة لأي مستندات أخرى أضيفت بعد التعاقد وعلى مهندس PMO الحصول على نسخة كاملة. من هذه المستندات وذلك باستلامها من المسئول بإدارة الفرع على أن يقوم الطرفين بعمل محضر استلام المستندات واعتماده بعد ملئ النماذج الملحقة به مثل:

- بيان المخططات.

- بيان الجسات.

- بيان المراسلات.

- بيان مقاولو الباطن.

- بيان المعدات.

- الاشتراك مع مدير التنفيذ في تحديد حجم الجهاز الإشرافي اللازم للمشروع والتجهيزات المختلفة للمشروع مع الأخذ في الاعتبار ما تم دراسته بالنسبة المصروفات الإدارية في مرحلة العطاء .

- الاشتراك مع مدير المشروع أو مهندس التنفيذ وممثل المالك لاستلام ارض المشروع على PMO إثبات الحالة الحالية للموقع وتدوين أي ملاحظات مع ذكر أي معوقات للعمل موجودة بالموقع وكذلك أي خدمات ممكن استغلالها في العمل.

- ويعتمد محضر الاستلام من كل من ممثل المالك ومدير المشروع ومهندس المكتب الفني ولابد أن تحفظ صورة من هذا المحضر في PMO لأهميتها واعتبارها مستند يدل على بداية التعاقد أحياناً، ويستخدم لذلك نموذج خاص باستلام الموقع.

- زيارة الموقع مرة أخرى مع مدير المشروع ومهندس التنفيذ وذلك لعمل التخطيط العام له لتحديد أماكن مكاتب الجهاز وأماكن التشوين والورش والمخازن وغيرها من الخدمات اللازمة للمشروع وكذلك تخطيط الطرق الداخلية للموقع والمداخل والمخارج له وهذا بعد مراجعة القائمة الاسترشادية الخاصة بالمنشآت المؤقتة وكذلك تقرير زيارة الموقع .

- يقوم مهندس PMO بعمل دراسة لقائمة الكميات المعدلة (Revised Bill) وهذا للتأكد من التكلفة الحقيقية لكل بند من بنود الأعمال ومقارنتها بسعر العطاء.

- متابعة استلام الدفعة المقدمة أن وجدت وذلك بالحصول على صورة من خطاب العميل الذي يؤكد ذلك، وهذا لاعتبار تاريخ صرفها أحيانا التاريخ الفعلي لبداية العقد أو لبداية زمن المشروع . كما أن عدم استلام الدفعة المقدمة في الميعاد المحدد لها في بداية العمل يكون مؤثرا على الخطة المالية للمشروع.

- حفظ المستندات الخاصة بأعمال PMO وعمل ملفات لكل هذه المستندات بحيث يسهل الحصول على المعلومات منها .

- ولابد أن يقوم مهندس PMO أولا بالتعرف على الجهات المختلفة التي يكون له تعامل معها خلال فترة المشروع وكذلك معرفة نوعية هذا التعامل والمراسلات المختلفة بينهم وتوقيتها بالنسبة لمراحل المشروع .

ولا شك أن هذا يكون له تأثير على تحديد عدد الملفات ا لمطلوب فتحها وكذلك وضع الترقيم بحيث يسهل الحصول على المعلومات منها من أقل وقت ممكن كما أن حفظ هذه المعلومات على الكمبيوتر يسهل استرجاعها:

ومن أمثلة المحفوظات التي يقوم بحفظها مهندس PMO

 - رسومات المشروع المعتمدة من الاستشاري .

 - الرسومات الخاصة بالمباني المؤقتة .

 - لوحة التخطيط العامة للموقع .

 - دفاتر حصر الأعمال للاستشاري ومقاولي الباطن.

 - صورة من اتفاقية العقد وشروط التعاقد والمواصفات العامة والخاصة .

 - صورة خطاب الإسناد .

 - صورة خطاب الأمر في بداية العمل .

 - صورة خطاب استلام الدفعة المقدمة .

 - صورة من مستندات العطاء والأوراق الخاصة بدراسته .

 - صورة محضر استلام الموقع .

 - صورة من الأوامر المختلفة التي يصدرها الاستشاري أو العميل .

 - صورة من المراسلات الخاصة بالمطالبات وكذلك الدراسة التفصيلية لها والمستندات المؤيدة   للمطالبة .

 - رصد وتسجيل النشرات الدورية لأسعار المواد والمصنعيات من مصادرها...

 - رصد وتسجيل النشرات الدورية للأسعار التي من مصادرها...

 - صور من عروض أسعار مقاولين الباطن وسابقة خبراتهم .

 - صورة من سابقة خبرة الشركة من مقاولين الباطن .

 - صورة من عقود مقاولين الباطن .

- صورة من نتائج حل أي نزاعات في المشروعات عرضت على التحكيم وكذلك صورة من محاضر أي جلسات تحكيم .

 - صورة من الكتيبات الخاصة بعرف التحكيم التي نصت شروط التعاقد على اللجوء إليها وقت النزاع .

- صورة من التقارير لشهرية والربع سنوية للمشروع .

 - صورة من محاضر استلام الأعمال .

 - صورة من نتائج الاختبارات .

- الدراسة الدقيقة لشروط التعاقد قبل بداية التنفيذ للاستفسار من الاستشاري عن أي شرط غير واضح وذلك لأن عدم إيضاحه قد يؤدي للتأخير في البرنامج الزمني أو أنجاز أعمال غير مطابقة للشروط .

- إعداد الخطة الرئيسية للمشروع (Master Program) وذلك بعد المراجعة الدقيقة للبرنامج الزمني المبدئي الذي بنيت على أساسة دراسة العطاء وطبقاً لأي ظروف جديدة تحيط بالمشروع في هذه المرحلة والتزاما بمدة المشروع المحددة في العقد وتجنبا للتعرض لأي انحرافات من شأنها التأخير .

- إعداد الخطة الرئيسية للمشروع (Master Program) وذلك بعد المراجعة الدقيقة للبرنامج الزمني المبدئي الذي بنيت على أساسة دراسة العطاء وطبقاً لأي ظروف جديدة تحيط بالمشروع في هذه المرحلة والتزاما بمدة المشروع المحددة في العقد وتجنبا للتعرض لأي انحرافات من شأنها التأخير ويستخدم لذلك نموذج البرنامج الزمني الخاص بالشركة .

ويقوم مهندس PMO بإعداد هذه الخطة مستخدما أحد الطرق الفنية لعمل البرامج الزمنية للمشروع والتي تعتمد على عمل الدراسات الخاصة به.

- طرق التنفيذ المقترحة لكل نشاط مع مدير المشروع.

- معدلات الأداء بالاشتراك مع مهندس التنفيذ.

- الموارد المتاحة بالاشتراك مع مهندس التنفيذ ومدير المشروع.

- المعدات المطلوبة للعمل بالاتصال بالأقسام الميكانيكية للحصول على التقارير الفنية لها.

- وبعد عمل الخطة الرئيسية للمشروع يقوم مهندس PMO بعمل عدة نسخ منها لمدير المشروع ومهندس التنفيذ والاستشاري إن طلب.

- عمل الخطة المالية للمشروع والغرض منها الرقابة والتنبؤ بالتدفقات النقدية المطلوبة لكل شهر من شهور العمل وتتكون هذه الخطة من شقين أساسين:

          الموازنة التخطيطية.

          التدفقات النقدية.

- حصر الأعمال التي تحتاج في تنفيذها إلى إدارات تخصصية أو مقاولين باطن وكذلك الخامات والمهمات التي تحتاج إلى موردين وتحديد فتراتهم الزمنية على البرنامج الزمني والاتصال PMO الفرع لعمل تعاقدات معهم وذلك عن طريق نموذج طلب التعاقد مع مقاول باطن مع الأخذ في الاعتبار أي مقاولين معينين من قبل العميل .

- مراجعة شروط تعاقد مقاولي الباطن مع PMO الفرع ومطابقتها بالشروط العامة للمشروع .

- حصر لأنواع المعدات المطلوبة للعمل وتحديد فتراتهم الزمنية على البرنامج الزمني للمشروع والاتصال PMO للفرع لتوفيرها في الوقت المطلوب.

دور  PMO في مرحلة التنفيذ :

تبدأ هذه المرحلة بعد عمل الخطة الشاملة للمشروع وتحديد الأسلوب الأمثل للتنفيذ. وتعتبر أطول المراحل في عمر المشروع وأكثرها خطورة .

وفي هذه المرحلة يلقى على عاتق PMO مسؤولية المتابعة الدقيقة لكل الأعمال لذا يلجأ بعض المديرين وخاصة في المشروعات الكبرى إلى إسناد أعمال PMO إلى عدد من المهندسين بحيث يجمع بينهم نظام شامل لتبادل المعلومات يحقق التكامل اللازم لإتمام الأعمال ويؤدي لنجاح المشروع .

وتتلخص اختصاصات PMO في هذه المرحلة في الأعمال الآتية :

 المراجعة النهائية للبرنامج الزمني وإضافة أي تعديلات.

 تقسيم البرنامج الزمني العام إلى عدد من البرامج المرحلية لفترات بين شهرين إلى ثلاثة شهور ويراعى في عمل هذه البرامج الاعتبارات الآتية:

- إعداد قائمة أنشطة تفصيلية للأعمال فمثلا نشاط الخرسانة المسلحة في البرنامج العام يقسم في البرنامج المرحلي إلى عدة أنشطة مثل نشاط نجارة وحداده وصب.

- حساب العمال اللازمين لكل نشاط وكذلك زمن تنفيذ هذا النشاط.

- عمل التحليل الشبكي لهذه الأنشطة مهما كان معقدا.

- حساب الموارد اللازمة لكل نشاط وهذا لسهولة توفير الاحتياجات في المواعيد المناسبة.

وتعمل هذه الخطة للأغراض الآتية:

- للتأكد من سير العمل طبقا لما هو مخطط أولا بأول .

- لإضافة كل التفاصيل على البرنامج الزمني الإجمالي للمشروع .

- لإعادة النظر في الموارد المتاحة بناء على أي ظروف جديدة قد تحيط بالمشروع في المراحل الزمنية المختلفة وحاليا تلجأ كل PMO إلى استخدام أجهزة الكمبيوتر في عمل البرامج الزمنية وكذلك المرحلية وذلك لسهولة عمل المتابعة واسترجاع أي معلومات .

ولزيادة الدقة في العمل يشترك مهندس PMO ومهندس التنفيذ في أعداد برنامج عمل أسبوعي وتشمل الآتي:

- قائمة بالأعمال المطلوب انجازها خلال كل أسبوع بحيث تقسم الأعمال اليومية بمنتهى الدقة على عدد ساعات العمل.

- عمل جدول بالعمالة المطلوبة لكل يوم من أيام الأسبوع .

- تسجيل أي ملاحظات يومية خلال الأسبوع مهما كانت بساطتها للاستفادة منها في عمل خطة الأسبوع التالي .

- عمل التقارير اليومية وتشمل الأعمال التي تمت خلال اليوم وكذلك أي معدات تم تشغليها أو حدث بها أعطال وعدد العمال بالموقع والزيارات التي تمت ونتائجها.

ولابد أن يكون هناك تعاون بين كل من مهندس التنفيذ ومهندس PMO لعمل هذا التقرير .

يقوم مهندس PMO بأعمال حصر الكميات لبنود الأعمال المختلفة بدقة شديدة وبالطريقة المنصوص عليها في المواصفات الخاصة بالمشروع وفي الدفاتر المعدة خصيصا لذلك من قبل الشركة. وتخصص دفاتر حصر للاستشاري تراجع منه كل فترة ويتم تعميد الأعمال التي تمت، وكذلك تخصص دفاتر حصر أخرى لكل مقاول يتم الحصر فيها طبقا لشروط عقدة ويعتمد عليها في عمل مستخلص ولابد أن يقوم مهندس PMO بحصر الأعمال بانتظام للأسباب الآتية :

- أقناع العميل بصحة الكميات المدرجة في المستخلص.

- لعمل التقارير والخطة الرئيسية والمرحلية للمشروع.

- للرقابة على الاحتياجات من المواد والخامات والعمالة.

- لتحفيز العاملين.

- لتنظيم الدفع لمقاولين الباطن طبقا لما تم فعلا من الأعمال.

يقوم مهندس PMO بمتابعة أعمال مقاولي الباطن وعمل ملف خاص لكل مقاول يشمل :

 - صورة من العقد مع المقاول.  - صورة من المستخلصات.  - دفاتر الحصر الخاصة بالمقاول.  - كشوف العمالة والمعدات الخاصة بهم.  - البرنامج الزمني المقدم من المقاول.

 - صور من (أخطار بدء العمل / إنذار رفض الأعمال / إنذار انجاز أعمال خصما عليه /

 إنذار تغير أعمال / إخطار لمقاول الباطن لتباطئه في العمل / بيان مسحوبات مقاول باطن نموذج / صورة من المستخلص الختامي / صورة من بيانات المسحوبات من المخازن /

 صورة من محاضر استلام الأعمال /  صور من محاضر الفحص في حالة الموردين )

- عمل التقارير الشهرية والربع سنوية وهذا بالاستعانة بالبرنامج الزمني والبرنامج المالي للمشروع وتقارير المخازن ، ومتابعة إرساله للإدارة الفنية الخاصة بمتابعة المشروعات PMO .

- متابعة التغيرات في الأعمال التي تحدث أثناء سير العمل أما نتيجة ظروف معينة تمر بالمشروع أو أوامر معطاة من الاستشاري .

- ويكون لهذه التغيرات تأثير على تكلفة المشروع أو امتداد زمن التنفيذ وهي أما أن تكون عبارة عن تعديل يحدث في الرسومات أو المواصفات بالإضافة أو بالحذف أو تغيير في طريقة التنفيذ أو في تسلسل الأعمال أو تعليمات تعليق الأعمال أو رفض أعمال .

- لذا لابد أن يقوم مهندس PMO بدراسة بنود التغيرات في العقد دراسة وافية ومتابعة أي أوامر قد يصدرها الاستشاري وتاريخ هذه الأوامر والاحتفاظ بها في PMO بصورة منها متعمدة من الاستشاري أو العميل كما هو مذكور في العقد.

لابد أن يكون مهندس PMO مؤهلا لتدارك أي مطالبات له لدى العميل وذلك في المدة المسموح بها وقبل فوات الأوان.

وعلى الرغم من أن مسؤولية عمل المطالبة تكون دائما على المدير إلا أن تحديد نقاط المطالبات من خلال العقد المبرم بين الطرفين وكذلك جمع المعلومات المطلوبة لعلم المطالبة مسؤولية مهندس المكتب الفني وذلك لأنه في أي حالة من الحالات يكون هناك أكثر من مشكلة لعمل المطالبة مثل :

- تحديد نقط المطالبة .

- تقييم المطالبة وتحديد المبالغ أو الوقت المطلوب .

- أقناع الأطراف الأخرى بأن المطالبة قانونية وذات قيمة لذا لابد أن يقوم مهندس PMO بدراسة الآتي قبل البدء في عمل أي مطالبة .

- المراسلات والخطابات بين جمع الأطراف .

- محاضر وتقارير كل زيارات الموقع.

- كل التعليمات والتوجيهات الصادرة من العميل أو المهندس بالتغيرات أو التعليق أو الرفض للأعمال.

- الرسومات وتفصيلتها وتاريخ الاستلام وتاريخ التعديل باستخدام نموذج متابعة المخططات .

- أي ملاحظات تدون يوميا باستخدام نموذج تقرير العمل اليومي.

- جداول العمال وتشغيل المعدات وساعات التوقف.

- نتائج اختبارات التربة والأجهزة المستخدمة.

- محضر استلام الموقع مدون به كل ما هو بالموقع.

على مهندسي PMO أن يراقب مطابقة معدل التقدم في الأعمال مع البرنامج الزمني المخطط للمشروع تبع العقد ويعلم مديره عند وجود أي انحراف أو تعطيل قد يؤدي لزيادة وقت المشروع.

يقوم مهندسي PMO بعمل الرقابة على دراسات التكلفة وعلاقتها بوقت المشروع.

تعتبر من أهم واجبات مهندسي PMO الرقابة على توريد الخامات والغرض منها هو معرفة الوقت المناسب لدخول كل خامة ، وكذلك الكمية المطلوبة منها ولعمل هذه الرقابة لابد من الإلمام بالآتي :

- نوعية الخامات المطلوبة لكل عمل وكمياتها .

- هل هذه الخامات طلبت فعلا وتاريخ الطلب واسم المورد .

- ما هي الخامات التي يجب أن تورد عند بداية التعاقد والخامات المطلوب تأخيرها لنهاية العمل .

ولأحكام الرقابة لابد أن يكون هناك اتصال دائم بين مهندسين المكتب الفني والمسئولين عن المخازن.

- لابد من الاهتمام باختبار أماكن التشوين المناسبة في وقت التخطيط العام للموقع.

- المراجعة المحكمة لكل الخامات التي تورد للمخازن من حيث الحجم والمقاسات والأطوال وأن توضع في المخازن بترتيب جيد حتى يمكن حصرها بسهولة .

- يقوم مهندسي PMO بالرقابة على استخدام المواد وذلك لان المواد الخام تمثل 50% من قيمة كل عقد تقريبا ويصرف فيها كم كبير من العملات الصعبة إذا لابد أن تعمل مقارنة بين الكميات الفعلية التي استخدمت من الخامات لأي عمل والكميات القياسية التي كان المفروض أن تستخدم لتحديد نسبة الفاقد في المواد الخام، ولإجراء هذه الرقابة لابد من :

- تحديد أنواع المواد الأكثر أهمية وتعتبر رئيسية للمشروع وتحديد ما إذا كانت التقارير لهذه الخامات تكون أسبوعية أو شهرية.

- تحديد الكميات المطلوبة من الخامات لكل بند من بنود الاعمال وذلك عن طريق تحليل البند .

- وضع خطة مع أدارة المخازن لطريقة عمل (Check) منتظم على ما هو موجود في المخازن .

- تصميم نماذج لعمل التقارير وأخذ موافقة المديرين .

دور PMO في مرحلة تسليم الأعمال وإعداد الختامي :

يجب إعداد دفاتر الحصر الختامية للعميل ومقاولي باطن والتأكد من تطابق الأعمال والكميات في كلا الدفترين واعتماد الدفاتر .

- عمل المستخلصات الختامية لكل من العميل ومقاولي الباطن .

- الاشتراك في جلسات التسليم الابتدائي للمشروع وعمل محضر الاستلام.

- الاشتراك في جلسات التسليم النهائي للمشروع وعمل محضر التسليم.

- عمل التقرير النهائي للمشروع لتحديد المكسب والخسارة.

******************************************

المصدر : مهندس / محمد حلاوه - خبير إدارة مشروعات ودراسات جدوى - محكم قضايا معتمد